A veces nos creemos que nos las sabemos todas, y que somos capaces de hacer todo aunque no seamos especialistas en el ramo; tenemos que tener humildad ante todo para aceptar que hay miles de personas que tienen más facultad que yo en su ramo, por ejemplo cuando me encuentro con clientes que desean contratar un grupo, ya sea por congreso, convención o reunión de negocios, es importante realizar una buena planeación del mismo, para que el resultado sea lo que el cliente espera, no es improvisar de cómo se van dando las cosas, es planear con anticipación incluso si en el camino te saltan imprevistos y de cómo sortearlos, es por eso que algunos consejos o llamados TIPS, aquí les platicamos para el buen logro de su evento:
a).- Confía en expertos.- Plática con tu asesor de grupos, que deseas, como lo deseas, trata de no omitir detalle alguno, ya que estos cuentas en serio mucho.
b).-Locaciones.- Verifica si la locación cuenta principalmente con medidas de seguridad, emergencias por cualquier contingencia futura que se presentare, por supuesto las distancias del aeropuerto, o central de autobuses es muy importante, además de saber más detalles de la locación, (# cuartos, salones, restaurantes, canchas, gimnasio, Spa, playa, hacienda etc, etc).
c).- Fechas y temporadas.- Si la fecha o temporada que vayas a seleccionar, no es fecha de lluvia, huracanes, o bien la carrera Formula 1, o bien la Fiesta del Pueblo con calles cerradas, o que tengan el maratón en esa ciudad, o la fiesta de la peregrinación, es muy importante saber si alguna festividad local no se cruce y pueda afectar la estancia y llegada de los participantes a tu evento.
d).-Agenda y Actividades.- Estas deberán estar plasmadas por escrito con antelación y que todos los participantes se enteren de las actividades, horarios, agenda bien escrita y descriptiva; actualmente estas agendas se pueden subir a ciertas aplicaciones a través de su celular y las puedes ir consultando al instante. Muy necesarias en caso de un plan B de su evento, cambio de horario, etc., avisarles a través de este medio (celular y/o aplicaciones).
e).-Presupuestos.- Donde todos los eventos, actividades, paseos, excursiones y servicio de proveeduría, DMC´s tienen que estar considerados desde el principio, contar con un presupuesto de gastos con mucha anticipación para que las finanzas sean sanas y no generen ninguna duda o controversia.
f).-Contingencias.- En algunas ocasiones, tenemos que contar con un Plan Alterno, llamado Plan B, en caso de mal tiempo, suspensión de energía eléctrica, autobús que se descompuso, cambios de vuelo por emergencia, o bien que la proveeduría falló en algo (no llego el DJ, no colocaron bien la carpa, no funciona el micrófono, la pantalla).
Estos son solo algunos TIPS, por supuesto hay muchos más pero consideramos que estos nos llevaran a buen término y buena planeación de ese grupo que con muchos meses han planeado, y lo que buscas simplemente es el ÉXITO del mismo.